Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może skutkować nałożeniem grzywny od 3 000 do 50 000 zł dla osoby odpowiedzialnej za powierzenie pracy, a w określonych przypadkach także odmowę udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę kolejnemu pracownikowi. Ryzyko powstaje nie tylko przy braku uzyskania zezwolenia na pracę, lecz również wskutek błędnej oceny dokumentów lub warunków zatrudnienia. W tym artykule wyjaśniam, na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy i działy HR, oraz przedstawiam przykłady z praktyk kancelarii.
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – najważniejsze informacje
- Samo posiadanie wizy lub karty pobytu nie zawsze oznacza, że cudzoziemiec może legalnie pracować.
- Pracodawca powinien sprawdzić jednocześnie podstawę pobytu, kwestie dostępu cudzoziemca do rynku pracy oraz warunki, na jakich praca ma być wykonywana.
- Nielegalne powierzenie pracy może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy lub innych powierzających pracę.
- W określonych przypadkach wcześniejsze ukaranie podmiotu powierzającego pracę prowadzi do odmowy zezwolenia na pobyt czasowy i pracę cudzoziemcowi.
- Wskutek nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca może dojść m.in. do wydania decyzji o zobowiązaniu do powrotu i zakazu wjazdu do strefy Schengen.
Kiedy powierzenie pracy cudzoziemcowi jest nielegalne?
Zgodnie z art. 2 pkt 2 Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz. U. z 2025 r., poz. 621, ze zm.) nielegalne powierzenie pracy obejmuje sytuacje, w których cudzoziemiec:
- Przebywa w Polsce nielegalnie.
- Ma legalny pobyt, ale jego podstawa pobytu nie uprawnia do pracy.
- Pracuje bez wymaganego zezwolenia na pracę lub oświadczenia wpisanego do ewidencji.
- Wykonuje pracę na innym stanowisku lub na innych warunkach niż określone w zezwoleniu na pracę albo oświadczeniu, chyba że przepisy dopuszczają taką zmianę lub cudzoziemiec ma prawo do pracy na innej podstawie.
- Wykonuje pracę niezgodnie z warunkami określonymi w odpowiednim zezwoleniu na pobyt czasowy, np. zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę – z uwzględnieniem ustawowych wyjątków oraz możliwości wykonywania pracy na innej podstawie.
- Został dopuszczony do pracy bez pisemnej umowy, mimo że przepisy wymagają jej zawarcia w takiej formie.
Samo posiadanie dokumentów pobytowych czy zezwolenia na pracę może okazać się niewystarczające. Przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu cudzoziemca należy także zweryfikować, czy posiadane dokumenty pozwalają na wykonywanie pracy u danego pracodawcy oraz czy rzeczywiste warunki zatrudnienia są z nimi zgodne.
Najczęstsze błędy przy legalizacji zatrudnienia cudzoziemców
Problemy często zaczynają się od błędnego założenia, że sama wiza, decyzja pobytowa albo zezwolenie na pracę, oznacza prawo do wykonywania pracy przez cudzoziemca. Żaden z tych dokumentów nie przesądza z góry o legalności zatrudnienia, bez sprawdzenia podstawy jego wydania i skutków, jakie za sobą niosą.
Pracodawcy popełniają w szczególności następujące błędy:
- uznają, że każda decyzja pobytowa daje dostęp do rynku pracy;
- błędnie uznają prawo do wykonywania pracy przez cudzoziemca przebywającego w Polsce na podstawie wizy typu D lub pobytu w ramach ruchu bezwizowego;
- nie sprawdzają, czy zezwolenie na pobyt i pracę zostało wydane dla konkretnego pracodawcy;
- nie wprowadzają do umów zawieranych z cudzoziemcem danych takie jak stanowisko, wynagrodzenie i wymiaru pracy zgodnie z treścią zezwolenia;
- pomijają różnicę między pobytem w celu nauki a pobytem związanym ze studiami;
- nie aktualizują dokumentów po stanowiska lub warunków zatrudnienia.
W swojej pracy zwracamy uwagę zwłaszcza na to, czy dokumenty są analizowane łącznie. Dopiero ustalenie legalności pobytu i jego podstawy, dokumentu potwierdzającego prawo do pracy oraz sprawdzenie dokumentacji pracowniczej pozwala ocenić, czy zatrudnienie rzeczywiście jest legalne.
Podobne wątpliwości mogą pojawić się także w Twojej firmie. Podczas porady sprawdzę, czy dokumenty cudzoziemca pozwalają mu pracować na konkretnym stanowisku i warunkach, oraz wskażę ewentualne ryzyka.
👉 Umów poradę imigracyjną w sprawie zatrudnienia cudzoziemca
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – przykłady z praktyki
Przykłady z praktyki kancelarii pokazują, że uprawnienie cudzoziemca do wykonywania pracy na terytorium Polski może zostać błędnie ocenione w trakcie procesu rekrutacji pracownika.
W jednej z analizowanych przeze mnie sytuacji pracodawca zatrudnił cudzoziemca, uznając, że zezwolenie na pobyt i pracę wydane dla innego pracodawcy wystarcza do zatrudnienia cudzoziemca również w jego firmie. Nie uzyskał odrębnego, wymaganego w tej sytuacji zezwolenia na pracę. W rezultacie powierzył cudzoziemcowi pracę nielegalnie, mimo że pracownik posiadał decyzję pobytową i jego pobyt pozostawał legalny.
Inna sprawa dotyczyła pracodawcy z branży gastronomicznej. Błędnie przyjął on, że pobyt czasowy w celu nauki daje cudzoziemcowi takie same uprawnienia do pracy jak pobyt związany ze studiami. Przed zatrudnieniem trzeba sprawdzić konkretną podstawę pobytu i wynikający z niej zakres dostępu do rynku pracy.
W praktyce spotykałem się również z założeniem, że każda wiza krajowa typu D lub też przebywanie w Polsce na podstawie ruchu bezwizowego uprawnia do wykonywania pracy przez cudzoziemca. Pracodawca powinien sprawdzić nie tylko rodzaj dokumentu, ale także jego cel, zakres i warunki wynikające z przepisów.
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – konsekwencje dla pracodawcy
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi osobie odpowiedzialnej grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł. Ustawa wiąże jej wysokość z liczbą cudzoziemców objętych naruszeniem: nie mniej niż 3 000 zł za jednego cudzoziemca. Kwestie te szczegółowo reguluje Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz 621 ze zm.).
Odrębna sankcja określona w art. 84 ust. 3 Ustawy dotyczy doprowadzenia cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy, np. przez wprowadzenie go w błąd albo wykorzystanie zależności służbowej. Grzywna wynosi wtedy od 6 000 do 50 000 zł, nie mniej niż 6 000 zł za jednego cudzoziemca.
Za wykroczenie odpowiada konkretna osoba, której można przypisać naruszenie. Zależnie od jej obowiązków i rzeczywistych działań może to być właściciel firmy czy członek zarządu w przypadku spółek kapitałowych.
Nieprawidłowości mogą zostać ujawnione podczas kontroli legalności zatrudnienia prowadzonej przez Straż Graniczną, albo Państwową Inspekcję Pracy. Kontrola obejmuje warunki zatrudnienia i dokumentację, na podstawie której cudzoziemiec rozpoczął pracę, a jej ustalenia są ujmowane w protokole. Dokumentacja pracownicza powinna więc być kompletna, spójna i uporządkowana.
Ukaranie może mieć również konsekwencje dla kolejnych rekrutacji. Ustawa o cudzoziemcach w art. 117 pkt 1 lit. a, przewiduje obligatoryjną odmowę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, gdy podmiot powierzający pracę albo podmiot zarządzający nim lub kontrolujący go został prawomocnie ukarany za nielegalne powierzenie pracy i w ciągu 2 lat od tego ukarania ponownie ukarano go za podobne wykroczenie.
Odmowa może również wynikać z prawomocnego ukarania za inne określone w ustawie wykroczenia, m.in. doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy przez wprowadzenie go w błąd. W tej grupie przypadków odmowa udzielenia zezwolenia następuje już po pierwszym ukaraniu.
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – konsekwencje dla pracownika
Nielegalne zatrudnienie może mieć poważne konsekwencje dla cudzoziemca. Jeżeli wykonuje pracę bez wymaganego zezwolenia lub innego dokumentu, Straż Graniczna może wydać decyzję o zobowiązaniu do powrotu. Podstawę prawną do wydania takiej decyzji stanowi art. 302 ust. 1 pkt 4 Ustawy o cudzoziemcach.
Gdy decyzja o zobowiązaniu do powrotu staje się ostateczna, z mocy prawa następuje unieważnienie wizy krajowej, wygaśnięcie zezwolenia na pobyt czasowy i zezwolenia na pracę oraz unieważnienie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy – odpowiednio do dokumentów posiadanych przez cudzoziemca.
Decyzja może również zawierać zakaz ponownego wjazdu do Polski i innych państw obszaru Schengen (art. 318 Ustawy o cudzoziemcach). Dla podstawy związanej z wykonywaniem pracy bez wymaganego zezwolenia lub oświadczenia ustawa przewiduje zakaz od roku do trzech lat, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.
Cudzoziemiec może zostać także ukarany grzywną. Ustawa przewiduje za nielegalne wykonywanie pracy grzywnę nie niższą niż 1 000 zł. Skutki dla pracownika są więc odrębne od odpowiedzialności osoby, która powierzyła mu pracę.
Czy obywatel Ukrainy może pracować bez zezwolenia?
W przypadku obywateli Ukrainy decydujące znaczenie ma nie samo obywatelstwo, ale podstawa pobytu i wynikające z niej uprawnienie w zakresie dostępu do rynku pracy. Jeżeli cudzoziemiec korzysta w Polsce z ochrony czasowej, pracodawca musi dopełnić odrębnego obowiązku powiadomienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu pracy – co do zasady w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.
Jeżeli obywatel Ukrainy nie korzysta z ochrony czasowej i posiada kartę pobytu, pracodawca powinien sprawdzić zasady dotyczące konkretnej podstawy pobytu oraz dokument potwierdzający prawo do pracy. Samo obywatelstwo ukraińskie nie przesądza o legalności zatrudnienia.
Co zrobić, gdy pracodawca ma wątpliwości co do legalności zatrudnienia?
Wątpliwości najlepiej wyjaśnić przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Weryfikacja powinna dotyczyć konkretnego stanowiska i planowanych warunków, a nie tylko tego, czy pracownik posiada ważny dokument pobytowy.
Jeżeli nieprawidłowość zostanie wykryta już po rozpoczęciu pracy, trzeba przeanalizować dokumentację i ustalić możliwe działania. Samo podpisanie nowej umowy nie usuwa automatycznie wcześniejszego naruszenia.
Ponowna ocena może być potrzebna również przy zmianie stanowiska, pracodawcy lub warunków zatrudnienia. Nie każda zmiana wymaga nowego zezwolenia, dlatego trzeba ustalić, czy w danej sytuacji przepisy pozwalają zachować dotychczasową podstawę pracy.
Audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców – w czym mogę pomóc firmie?
W ramach audytu analizuję dokumenty dotyczące pobytu i pracy cudzoziemców oraz warunki ich zatrudnienia. Wskazuję obszary ryzyka i możliwe dalsze działania. Pomoc może obejmować także wsparcie po wykryciu nieprawidłowości oraz przygotowanie firmy do kontroli.
Najlepiej zgłosić się jeszcze przed zatrudnieniem cudzoziemca. Jeżeli pracownik już wykonuje pracę, podczas porady ocenię jego sytuację na podstawie dokumentów i okoliczności zatrudnienia.
👉 Jeżeli chcesz omówić konkretną sytuację, umów poradę imigracyjną.
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – najczęstsze pytania
Czy karta pobytu zawsze uprawnia cudzoziemca do pracy w Polsce?
Nie. Karta pobytu potwierdza legalność pobytu w określonym zakresie, ale nie zawsze oznacza dostęp do rynku pracy. Trzeba sprawdzić podstawę pobytu i prawo do wykonywania konkretnej pracy.
Czy można naprawić nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Możliwe działania zależą od rodzaju naruszenia, dokumentów i czasu trwania zatrudnienia. Samo uzupełnienie dokumentów nie zawsze usuwa skutki wcześniejszego powierzenia pracy, dlatego sytuację warto przeanalizować indywidualnie.
Jakie kary grożą pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Osobie odpowiedzialnej za nielegalne powierzenie pracy grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za jednego cudzoziemca. Doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy np. przez wprowadzenie go w błąd podlega odrębnej, wyższej sankcji.
Dla działalności firmy dodatkowym ryzykiem jest odmowa zezwolenia na pobyt czasowy i pracę cudzoziemcowi, w przypadkach opisanych wyżej w sekcji dotyczącej konsekwencji dla pracodawcy.
Czy zatrudnienie cudzoziemca bez zezwolenia na pracę jest legalne?
Co do zasady cudzoziemiec powinien posiadać dokument potwierdzający prawo do wykonywania pracy, chyba że przepisy przewidują zwolnienie z obowiązku uzyskania zezwolenia. Przed zatrudnieniem trzeba sprawdzić zarówno podstawę pobytu, jak i zasady dostępu do rynku pracy.
Gdzie zgłosić nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Podejrzenie nielegalnego zatrudnienia można zgłosić właściwym organom, w szczególności Państwowej Inspekcji Pracy albo Straży Granicznej.
Co grozi za spóźnione powiadomienie PUP o podjęciu pracy na podstawie oświadczenia?
Pracodawca ma 7 dni od rozpoczęcia pracy na powiadomienie starosty, za pośrednictwem powiatowego urzędu pracy (PUP), który wpisał oświadczenie do ewidencji. Niedopełnienie tego obowiązku podlega grzywnie od 500 do 5 000 zł. To inny obowiązek niż powiadomienie o powierzeniu pracy osobie korzystającej z ochrony czasowej.
Czy pracodawca może zatrudnić cudzoziemca bez karty pobytu?
Brak karty pobytu nie zawsze oznacza, że zatrudnienie jest niemożliwe. Cudzoziemiec może legalnie przebywać w Polsce na innej podstawie. Pracodawca powinien jednak sprawdzić dokument potwierdzający legalny pobyt oraz prawo do wykonywania pracy.
Czy pracodawca odpowiada za błędy agencji pracy?
Samo skorzystanie z usług agencji pracy nie zawsze wyłącza odpowiedzialność pracodawcy lub pracodawcy użytkownika. Zakres odpowiedzialności zależy od tego, kto odpowiadał za uzyskanie dokumentów, weryfikację cudzoziemca i dopuszczenie go do pracy.
Czy cudzoziemiec może dochodzić wynagrodzenia za nielegalną pracę?
Nielegalny charakter zatrudnienia nie oznacza, że cudzoziemiec traci możliwość dochodzenia należnego wynagrodzenia lub innych świadczeń związanych z wykonywaną pracą. Zakres roszczeń zależy od dokumentów, faktycznych warunków pracy i okoliczności sprawy.
Źródła
Ustawa o cudzoziemcach (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 1079 ze zm.)
